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Échanges facilités, diminution des coûts, meilleure sécurité, le courrier recommandé peut être dématérialisé.

Lettre recommandée avec ou sans AR

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La lettre recommandée avec accusé de réception (AR) est un pli suivi, envoyé par les entreprises pour officialiser une démarche. Le recommandé donne une valeur juridique au courrier envoyé et permet d’assurer une vérification des dates de dépôt et de présentation au destinataire.

Chez COGEPRINT, le courrier recommandé est reçu via FTPS pour édition laser ou jet d’encre, noir ou couleur. Il est ensuite mis sous pli et envoyés en poste, en garantissant l’intégrité et l’intégralité des plis. Les accusés de réception sont numérisés au format pdf et archivés dans la base de données où le recommandé est déjà annexé, également sous format pdf. Cela permet à COGEPRINT d’offrir une consultation personnalisée, par email ou par Extranet.

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Si cette solution permet déjà un gain de temps, une diminution des coûts et une simplification dans l’archivage des données, que penser d’une solution d’externalisation ? L’envoi de lettre recommandée ne comporterait plus que quatre étapes : la soumission du fichier par FTPS, son envoi, son suivi et l’archivage des documents. Cette solution permet ainsi de faciliter les échanges. Via le workflow, il est en effet possible de suivre la diffusion du courrier en temps réel et à n’importe quel étape du traitement.

 

En résumé,

Notre service permet :

  • La réception sécurisée de vos fichiers (FTPs, CFT…)
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  • L’édition de vos courriers et des liasses de recommandés
  • La mise sous pli et le rapprochement entre le courrier et la liasse
  • La consultation personnalisée (email ou Extranet)
  • L’archivage des AR annexés avec le courrier au format PDF

Les gains sont alors les suivants :

  • Suppression de tâches administratives
  • Économie en temps et en personnel
  • Recherches simplifiées par indexation sur mesure des AR
  • Economie sur les matières et les consommables
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Convaincu par les bénéfices de la gestion externalisée de vos courriers recommandés ? N’hésitez pas à nous faire part de votre projet.

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